كيفية كتابة رسالة إدارية بطريقة ناجحة؟ حيث تتواصل الإدارات مع بعضها البعض بطريقة رسميّة من خلال الرسائل التي يتم توجيهها من طرف إلى آخر، وذلك وفق الهدف المرجوّ من الرسالة الإداريّة التي يتم إرسالها، ويتوّجب على كاتب الرسالة إتقان طريقة كتابتها؛ بحيث تعتمد الكتابة على أسس ومهارات خاصّة بذلك، ولهذا سنُخصص لكم مقالنا هذا عبر موقع مُحتويات للتعرّف على كيفية كِتابة الرسالة الإدارية الجاهزة.
الرسائل الإدارية
تُعرف الرّسائل الإداريّة بأنّها إحدى أنواع الرسائل الرسميّة الوظيفيّة، يرتبط أحد أطراف الاتصال الكتابيّ بوظيفة إداريّة على الأقل، تهدف إلى تعزيز وتقوية العلاقات بين الإدارات المختلفة في مؤسسات العمل، وعادةً ما تتكوّن هذه الرسالة من مجموعة قرارات ومعلومات موكلة إلى الأفراد العاملين في المؤسسة بمختلف الإدارات، ويختلف مضمون الرسالة الإداريّة باختلاف الطرف المُرسل إليه هذه الرسالة، فالرسالة الإدارية المُرسلة إلى موظف تختلف عن تلك المُرسلة إلى المدير العام، أو إلى رئيس القسم، وهكذا، وتجدر الإشارة هُنا إنَّ الرسائل الإداريّة تمتاز بالعديد من المزايا، وهي على الشاكلة التاليّة:[1]
- تمتاز الرسائل الرسميّة باختصار الكثير من الوقت والجهد والمسافة بين المواقع المتلفة لجهات المراسلة.
- تمتاز الرسائل الإداريّة بشموليتها.
- تمتاز الرسائل الإداريّة بطابعها القانونيّ الذي يُمكن المُستفيد من الرجوع إليه عند الحاجة لذلك.
- تمتاز الرسائل الإداريّة بوضوع مُحررها والمسؤول عن إرسالها وكتابتها.
- تمتاز الرسائل الإداريّة بقدرتها في تعزيز العلاقات الطيبة بين الأطراف ذات العلاقة بذلك.
شاهد ايضًا: نماذج خطابات ادارية مميزة .. شروط كتابة خطاب اداري
أنواع المراسلات الإدارية
تتعدد أنواع المُراسلات الإداريّة، وهي على النحوّ التالي:
- الرسالة الإداريّة الهابطة: هي رسالة رسمية يُصدرها الرئيس صاحب المُستوى الإداريّ الأعلى.
- الرسالة الإداريّة الصاعدة: هي رسالة إداريّة رسميّة موّجهة من رئيس مستوى إداري صاحب مُستوى إداريّ أدنى.
- الرسالة الإدارية الموازيّة: هي رسالة رسمية مُوّجهة من رئيس إداري مستوى لرئيس مستوى إداريّ مُشابه لنفس المنصب.
كيفية كتابة رسالة إدارية
لمعرفة كيفية كتابة رِسالة إداريّة يتوجب عليكم اتباع كلّ من الخطوات التاليّة لكتابة جسم أيّ رسالة إداريّة بطريقة ناجحة ومعتمدة:
- كتابة أجزاء الرسالة الإداريّة ممثلةً بكلّ من اسم المرسل وعنوانه، ورقم تاريخ الرسالة، وموضوع الرسالة، واسم المرسل إليه وعنوانه، وتحية الافتتاح، ومتن الرسالة، والمرفقات.
- البدء بكتابة ترويسة الرّسالة الإداريّة، وهي بداية الرسالة تُكتب في الجزء الأعلى من الرسالة، وتتضمن عنوان المؤسسة بشكل مفصل.
- كتابة الرقم الخاصّ بالرسالة ويُعرف باسم الإشارة الذي يُشير إلى الموضوع الذي كُتبت الرسالة لأجله، وكذلك الترتيب الخاصّ بها في دفاتر المؤسسة.
- كتابة تاريخ الرسالة في الجزء الأيمن من الرسالة، ويليه اسم مكان المرسل، مع ضرورة كتابة كلّ من اليوم والشهر والعام.
- كتابة اسم المرسل إليه وعنوانه باللغة العربية في الجزء الأيمن من الرسالة، وكتابته أيضًا في الجزء المُقابل له باللغة الإنجليزية.
- كتابة التحية الافتتاحية للرسالة الإدارية بعبارة من عبارات الترحيب، وأشهرها “السلام عليكم ورحمة الله وبركاته”.
- كتابَة موضوع الرسالة متمثلًا ببعض الكلمات التوضيحية للموضوع المخصصة له الرسالة.
- كتابة جسم الرسالة الإداريّة ممثلًا بهدف الموضوع الذي أرسلت لأجله الرسالة، مع مراعاة الوضوح والإيجاز فيه واستخدام الألفاظ والعبارات الواضحة البسيطة.
- كتابة التحية الختامية بعبارات مُخصصة لنهاية الرسالة الإدارية.
- كتابة التوقيع الخاصّ بمرسل الرسالة، ومكانته الوظيفية.
- إرفاق أيّ مرفقات مع الرسالة، كالمُستندات والمرفقات المخصصة لموضوع الرسالة.
- أخيرًا كتابة اسم مُرسل الرسالة الإداريّة والتوقيع.
شاهد أيضًا: طريقة كتابة تقرير … خطوات كتابة التقارير بسهولة
نموذج رسالة إدارية جاهز
نُتيح لكم فيما يلي نموذج رسالة غداريّة جاهز موضوعها طلب توظيف كالتالي:
بسم الله الرحمن الرحيم
التاريخ: 26/3/2020
الأستاذ المحترم ….. تحية طيبة وبعد،
يُسعدني أن أتقدم بطلبي هذا إلى حضرتكم رغبة مني في الحصول على وظيفة شاغرة مناسبة لي في شركتكم الموذقرة، فأنا خريج كلية ….. تخصص …. من جامعة ….. ولدي خبرة في…………. والتحقت في عدة دورات تدريبية بكلّ من…………..، ولقد أرفقت إليكم كلّ الوثائق التي تدعم رسالتي حتذة أحصل على وظيفة مناسبة لخبراتي.
أتمنى من الله أن ينال طلبي موافقتكم، ولكم مني أطيب التحيات.
اسم المرسل/…. التوقيع………………
نموذج رسالة إدارية إلى مدير المدرسة
نعرض لكم فيما يلي نموذج رِسالة إداريّة إلى مُدير المدرسة بالصيغة المعتمدة كالتالي:
رسالة طلب ملف إداري
اسم الشركة …
التاريخ …..
إلى السيد المدير العام…………..
بعد التحية
الموضوع:……………………..
أرجو من حضرتكم مُساعدتي في توفير الملف الإداريّ المطلوب في موضوع الرسالة، الذي يحمل رقم مرجعي ….. نظرًا لكونه يساعد في القيام بالمهام الخاصة بعملي، وسوف يتم إعادة الملف إليكم من جديد بعد الانتهاء من استخدامه.
ولكم مني فائق الاحترام والتقدير
اسم الموظف ….
التوقيع…
نموذج رسالة إدارية شكوى
تُعتبر الرسائل الإداريّة المُخصصة لموضوع الشكاوى من الرسائل الرسميّة التي يلجأ إليها العديد من الأفراد والموظفين في حال تعرضهم لأي ضرر أو عائق داخل بيئة عمل المؤسسة، وفي هذه الحالة يتم تقديم رسالة إداريّة موضوعها الشكوى كالتالي:
رسالة إدارية تقديم شكوى
إلى السيد المُدير
بتعد التحية
موضوع الشّكوى الإداريّة…………………….
أقدم لسيادتكم هذه الشكوى بسبب التعرّض للضّرر والإيذاء، من قبل: (اسم الشّخص المُشتَكى عليه) أثناء العمل، وذلك ضمن الدّوام الرسميّ في مؤسستكم.
نصّ الشّكوى الإداريّة: ولقد دفعني إلى توجيه هذه الرسالة عليكم اجتماع كلّ من الأسباب التاليّة:
أولًا……………ثانيًا……………
ثالثًا:………….
نهايةُ نصّ الشّكوى الإداريّة: وأقدم لكم هنا هذه المُلاحظات………………….. التي تُؤكّد حقّي في تقديمِ الشّكوى.
لكم خالص التقدير والاحترام.
اسم المرسل.
التوقيع.
شاهد أيضًا: نموذج تقديم شكوى لمكتب العمل والعمال .. نماذج وصيغة خطاب موجه لمكتب العمل
نموذج رساله إداريه طلب صيانة
قد يستلزم الأمر في بعض الحالات إلى كتابة رسالة إداريّة على أحد الأقسام التابعة للمؤسسة من أجل طلب صيانة الخدمات المتاحة من خلالها، وإليكم نموذج هذا النوع من الرسائل كالتالي:
إلى السيد رئيس قسم………….
تحية طيبة وبعد
التاريخ ….
الموضوع: نطلب من حضراتكم صيانة……………….. في قسم …………
ولقد دفعني لذلك اجتماع كلّ من الأسباب التاليّة لطلب الصيانة ………………
بيانات الجهاز لمطلوب صيانته …. ونلتمس من سيادتكم العمل على اتخاذ الإجراءات اللازمة للحفاظ على استمرارية العمل داخل هذا القسم.
وتفضلوا بقبول أجلّ الاحترام والتقدير
اسم الموظف …
التوقيع ….
شاهد أيضا: نموذج كتابة تقرير عن موظف وطريقة كتابة التقارير عن الموظفين
نموذج رسالة إدارية رسمية بالإنجليزي
وتجدر الإشارة هنا أن هنالك بعض المؤسسات التي تتطلب إرفاق رسالة إداريّة باللغة الإنجليزية، وعندها يُمكنكم اعتماد هذا النموذج:
Dear Sir,
I am writing this letter to file a complaint about the customer service employee in your company ……… He is not good at dealing with customers, and he is always busy on his phone all the time without providing services to customers, so I ask you to pay attention to my message, and I ask how much Review your employee and take appropriate action.
,Best Regards
.Name
نصائح كتابة الرسائل الإدارية
لكتابة الرسائل الإداريّة يُنصح بمراعاة كلّ من الضوابط والنّصائح التاليّة:
- يتوّجب المحافظة على استخدام الألفاظ والعبارات الواضحة لتسهيل فهم الرسالة.
- يجب التزام الدّقة التامة أثناء الكتابة.
- ينبغي الحرص على توثيق المعلومات الموثوق بها داخل الرسالة.
- يجب تجنب استخدام الألفاظ الصعبة التي يصعب فهمها.
- يجب الحرص على الاختصار والولوج إلى موضوع الرسالة مُباشرةً دون إطالة في ذلك.
- ينبغي الحرص على استخدام نوع وحجم محدد للورق المكتوب عليه الرسائل الإدارية.
- يجب كتابة الرسائل الإدارية بحجم متوسط والبعد عن الأشكال والرسومات قدر الإمكان.
- يتوّجب مراعاة ترك مسافات بين فقرات الرسالة لتسهيل عرض الفكرة الخاصّة بالرسالة.
- يجب تنسيق هوامش الرسالة بطريقة صحيحة.
- يجب استخدام المغلفات الرسمية في هذا النوع من الرسائل.
- يجب الاهتمام التام بكتابة الألقاب الصحيحة داخل الرسالة.
- يتوّجب على مرسل الرسالة الإداريّة الإشارة إلى وجود نسخ أخرى من الرسالة في حال إرسالها إلى أكثر من جهة أو شخص.
نماذج المراسلات الإدارية pdf
تتعدد النماذج المتاحة للمراسلات الإداريّة وفقًا للهدف والموضوع الخاصّ بها، ومهما يكن الأمر فإنّها تتوافق معًا في الهيكلية الموحدة لكلّ منها، وذلك بهدف تعزيز مهارة التواصل داخل الشركات والمؤسسات العاملة في كلّ من القطاعات العامّة والخاصّة، ويُمكنكم الاطلاع على نموذج من المراسلات الإداريّة وفق ما يظهر لكم في الصورة المرفقة لكم أدناه:
شاهد أيضًا: نموذج تقرير الأعمال المنجزة
إلى هنا نصل بكم لنهاية هذا المقال؛ الذي قدّمنا لكم من خلاله كيفية كتابة رسالة إدارية بطريقة ناجحة، حيث يتك الكتابة بخطوات عمليّة ويسيرة وفق ما اسلفنا توضيحه لكم في سطور مقالنا أعلاه، كما قدمنا لكم نماذج لمجموعة متنوّعة من الرسائل الإدارية.
المراجع
- ^
bizfluent.com , How to Write an Administrative Letter , 15/03/2022