تشمل إدارة المشاريع العديد من المهام والمهارات كالتنظيم، والتخطيط، والقيادة، وإدارة الوقت، والتواصل، وغيرها، التي يوظّفها مدير المشروع في عمله مع فريقه من أجل تحقيق أهداف المشروع المتمحورة حول توفير السلع والخدمات بالجودة والسرعة المطلوبة للعميل، مما يحقق نجاح المشروع عن طريق زيادة الأرباح والعائد على الاستثمار.
لكن، كيف يمكن إدارة المشاريع باحترافية؟
على رغم من اختلاف المتطلبات التي تتطلّبها كل مرحلة من مراحل تطوير المشروع، وإطلاقه، وتنفيذه، إلا أنّك ستحتاج مهارات إدارة المشاريع ذاتها في المراحل كافة.
تابع القراءة لتكتشف مهارات إدارة المشاريع التي تحتاجها لتقوم بإدارة مشروعك باحترافية:
التنظيم:
إنّ التنظيم مهارة أساسية في إدارة أي مشروع مهما كان حجمه وأياً كان مجاله، وستحتاج إلى توظيفه عند كلٍّ من:
- تخطيط المشروع: سيتطلب منك تخطيط مشروعك أن تعمل على تطوير فكرته وصياغتها بما يشتمل على المنتجات التي تريد أن تقدّمها، وكيفية تصنيعها، وأهداف المشروع، وتحديد ميزانيته.
- تنظيم المشروع: إنّ إدارة المشاريع الصغيرة والمتوسطة تتطلب مهارات التنظيم أثناء تحديدك لما تحتاج إليه من موارد بشرية لتشكّل فريق عملك، كما الموارد المادية من أجهزة وأدوات، إضافة إلى حاجتك إلى هذه المهارات أثناء تنظيم الوثائق، والرخص، والتقارير الخاصة بمشروعك وتوثيقها.
- تنفيذ المشروع: إدارة المشاريع لدى تنفيذها تتطلب تنظيماً كبيراً لطلبات العملاء واستفساراتهم، وتنظيم سير العمل من خلال التوفيق بين أهداف المشروع، وأدائه، وأداء الفريق ومهام أعضائه.
التواصل:
تعد مهارات التواصل مهارات أساسية في إدارة المشاريع باحترافية وتحقيق نجاحها؛ إذ ستحتاج إلى مهارات التواصل الشفوية والمكتوبة في التالي:
- تخطيط المشروع: مهارات التواصل أساسية أثناء تخطيط المشروع لما يتطلبه من التواصل مع المُصنّعين المحتملين لمنتجاتك، وتوضيح نموذجها الأولي بفاعلية لهم.
- تنظيم المشروع: إنّ اختيار أعضاء فريقك عملية مهمة في تنظيم مشروعك، ويبرز دور مهارات التواصل فيها أثناء البحث عن الموظفين، ومقابلتهم، واختبار مهاراتهم، من أجل وضع فريق عمل يحقق أهداف المشروع.
- تنفيذ المشروع: التواصل بكفاءة مع العملاء، والمُصنِّع، وشركة الشحن والتوصيل، وأعضاء فريق عملك، كلها أساسيات يجب إنجازها بالشكل السليم من أجل سير عملك بسلاسة ونجاح بهدف إرضاء العميل.
- تقييم المشروع: لا يتم تقييم المشروع إلا من خلال التواصل مع موظفيك وفريقك من أجل بيان نقاط الضعف والقوة في الأداء، بهدف المضي في تطويره.
التخطيط:
لا يتم التخطيط مرة واحدة فحسب أثناء إدارة المشاريع، بل يتم على عدة خطوات في عدة مراحل، كما يتم مراجعة الخطط الموضوعة باستمرار لتقدير القيام بأي تعديلات مناسبة.
ستحتاج إلى مهارات التخطيط في كل من التالي:
- وضع أهداف المشروع قصيرة المدى.
- وضع أهداف المشروع طويلة المدى.
- تخطيط النماذج الأولية لمنتجاتك.
- وضع الخطط المالية.
- وضع خطط العمل والتنفيذ.
- وضع خطط التسويق.
إدارة الوقت:
لا بد لمدير المشروع من القيام بإدارة الوقت بحكمة حتى يتمكن من القيام بكافة المهام التي عليه إنجازها، والتي تتطلبها مسؤولياته، من أجل تحقيق أهداف المشروع أسهل ما يمكن؛ إذ لا بد من تنظيم الوقت وإدارته بهدف التوفيق ما بين الاجتماعات، والتواصل مع العملاء، وتنظيم الطلبات، ومتابعة المخزون، وتوزيع المهام، ومراقبة جودة المنتجات، والنظر في تحليلات المشروع وبياناته، والعمل على وضع خطط تطويره.
المهارات أعلاه مجرد بعض مهارات تحتاج إلى توظيفها أثناء إدارتك للمشروع الخاص بك، والتالي بعض النصائح التي تضمن لك الوصول إلى أفضل مستوى ممكن في إدارة المشاريع:
1 – الدورات التدريبية: احصل على إحدى أفضل الدورات التدريبية في إدارة المشاريع من سوفتينا، لتبرَع في العمل الحر، وأساسيات المشاريع، وتخطيطها وتحليلها، وتسويقها، وغيرها الكثير من الجوانب الضرورية لنجاحك.
2 – الأهداف الواقعية: يرتكز مشروعك ونجاحه بالكامل على الأهداف التي تضعها، والتي تسعى إلى تحقيقها مع فريق عملك، لذلك من المهم وضع أهداف واقعية تدفعك إلى النجاح، عوضاً عن الانجراف بحماس نحو وضع أهداف تفوق القدرات التي تحوزها، فتهيئ مشروعك للفشل.
3 – مراجعة الخطط: كما ذكرنا سابقاً، يتم وضع الخطط على عدة خطوات في عدة مراحل، إلا أنّ ذلك غير كافٍ؛ إذ إنّ مراجعة الخطط عملية أساسية في تقييم سير العمل، والنظر في احتمالية إجراء أي تغييرات لازمة من أجل تحسين الأداء. مما يأتي بنا إلى النصيحة التالية.
4 – المعرفة الواسعة في مجال عملك: لا يمكن نجاح أي مشروع دون معرفة مجال عملك بعمق واتساع، كما معرفة منافسيك، وعميلك المثالي، إضافة إلى متابعة أية تطورات في مجال عملك ومشروعك مهما كانت صغيرة أو كبيرة في حجمها وتأثيرها؛ إذ إنّ هذه المعرفة ذات أهمية جوهرية في وضع الخطط ومراجعتها، ووضع الأهداف الواقعية، وبالتالي توزيع المهام على أعضاء فريق عملك بالشكل المناسب.
أياً كان مجال عملك ومهما بلغ حجم مشروعك، فإن نجاحه مرتبط بمهارات إدارة المشاريع وتنفيذ المهام المتعلقة بها باحترافية، ومهنية، وكفاءة.