حالة الزحام
عمدت الوكالة إلى نشر رابط، لمعرفة إشغال المصليات في المسجد النبوي بجميع الجهات، وعند أقسام الرجال والنساء، قبل التوجه إلى المسجد النبوي، وذلك لمعرفة حالة الزحام والكثافة قبل الوصول إلى الحرم النبوي. كما تعمل الجهات على تنظيم دخول الزائرين للصلاة على النبي، صلى الله عليه وسلم، وصاحبيه، رضي الله عنهما، والصلاة في الروضة الشريفة عبر التدقيق في حجوزات تطبيق «اعتمرنا»، حيث تستقبل إدارة الحشود في وكالة المسجد النبوي ما يقارب 200 ألف مصلٍ في كل صلاة، بواقع مليون مصلٍ يوميا. لذلك عملت الإدارة مبكرا على خلق المساحات والممرات لإمكان الصلاة والتنقل، وإمكان دخول فرق الطوارئ، ومنع الصلاة أو الجلوس أو الإفطار في الممرات.
طاقة استيعابية
تعمل الوكالة في أوقات الذروة على فتح سطح المسجد النبوي وجميع الأبواب، البالغ عددها 100 باب، والعمل وفق الطاقة الاستيعابية، والمحافظة على ممرات رئيسية واسعة، ومنع الصلاة فيها، حفاظا على حركة الحشود والإخلاء، وتخصيص وتجهيز مصليات خاصة لذوي الإعاقة على مقربة من مداخل المسجد النبوي وفي ساحاته، وتوفير الخدمات وسبل الراحة لهم، بالإضافة إلى استمرار برامج تشغيل الإضاءة والمظلات والقباب والتكييف ومراوح الرذاذ حسب الحاجة، وإعداد خطط الطوارئ للحالات الطارئة مثل الأمطار والغبار وكثافة الحشود.
تكثيف الجهود
واعتمدت وكالة شؤون المسجد النبوي خططها منذ وقت مبكر، لاستقبال الحشود بعد الإقبال المتزايد في رجب وشعبان، وفتح المجال لقدوم المعتمرين والزيارة، ورفع الإجراءات الاحترازية وتخفيفها، إذ أصبح الإقبال على المسجد النبوي متزايدا من داخل المملكة وخارجها، لذلك تم تكثيف الجهود، لاستقبال هذه الأعداد من خلال عدة خطط، منها المحافظة على أن تكون الممرات سالكة داخل المسجد النبوي وساحاته، وكذلك فتح الأبواب الرئيسية لاستقبال المصلين، والسعي إلى فتح جميع المنافذ، واستقبال المصلين من جميع الجهات، وتخصيص مساحات إضافية للمصلين مثل الساحة الغربية الكبيرة التي تستوعب تقريبا 80 ألف مصلٍ، وجميعها خدمات مساندة، ليكون هناك استقبال جيد للحشود.