وكانت الأمانة أكدت سابقا أن الطلبات التي تقدم عبر المنصة الرقمية تمر بأربع مراحل؛ حيث تبدأ المرحلة الأولى في إدارة الفحص والتدقيق التي تتولى الفرز الأولي للطلبات الواردة من حيث اكتمال المستندات والوثائق المقدمة مثل الرفع المساحي والهوية الوطنية، وفي حال وجود ملاحظة يتم التواصل مع مقدم الطلب.
والمرحلة الثانية في إدارة الدراسات الشرعية التي تبدأ بدراسة الوثائق ومستندات التملك وصكوك الاستحكام المراد إجراء التعديل الشكلي والتكميلي عليها، وإبداء الرأي الشرعي والنظامي حيالها.
والمرحلة الثالثة تكون في إدارة الدراسات الفنية التي تتولى تحليل التصورات الجوية وتدقيق الرفوعات المساحية وتحديد مدى تداخل الموقع مع المواقع التي لا يجوز اكتساب الملكية بها ودراسة وتحديد المواقع المتعارضة مع المخططات التنظيمية من عدمها وإعداد التقارير الفنية اللازمة، حيث تتواصل الإدارة مع 13 جهة حكومية لاستكمال البيانات وتخفيف العبء على المواطنين لمراجعة تلك الجهات. والمرحلة الرابعة في إدارة اللجان التي تتولى جدولة وفرز الطلبات وإحالتها إلى اللجان المختصة في مناطق المملكة والبالغة 17 لجنة وتستعرض التوصيات المناسبة حيال الطلبات المقدمة.