توثيق العقود
أوضح المستشار القانوني عاصم محمد أن توثيق عقود الشركات هو إجراء قانوني يهدف إلى تسجيل وتصديق العقود المبرمة بين الشركات أو بين الأطراف ذات العلاقة لضمان حقوق الجميع وتنظيم العلاقة بينهم بما يتماشى مع القوانين والأنظمة المعمول بها. يتم عادة هذا التوثيق من خلال خطوات محددة حيث يتم توثيق عقود الشركات عبر منصات إلكترونية مثل منصة مراس أو منصة التوثيق العدلي، حيث يتم تقديم الطلب إلكترونيا ويتم تصديق العقد من كاتب العدل أو الموثق إلكترونياً، مشيرا إلى أن الخطوات العامة لتوثيق عقود الشركات تتمثل في صياغة العقد يتم إعداد عقد الشركة من قبل محام أو مستشار قانوني متخصص مع مراعاة تضمين جميع التفاصيل مثل أسماء الأطراف، الغرض من العقد الشروط الالتزامات وحل النزاعات، ويجب توقيع العقد من جميع الأطراف المعنية بحضور الشهود إن تطلب الأمر، المصادقة لدى الجهات المختصة وقد تحتاج العقود إلى تصديقها لدى (الموثق) لضمان صحتها قانونياً، من ثم يتم تسجيل العقد في وزارة التجارة أو الهيئة المختصة مثل السجل التجاري أو منصة إلكترونية مخصصة منصة مراس، ودفع الرسوم، وذلك بتسديد أي رسوم قانونية أو إدارية مطلوبة لتسجيل العقد أو توثيقه، ومن ثم إيداع العقد، حيث بعض العقود مثل عقود تأسيس الشركات، يجب إيداعها في السجل التجاري أو الوزارة المختصة لتصبح نافذة قانونيا.
وعن أنواع عقود الشركات التي تحتاج إلى توثيق أوضح أن أنواع العقود هي عقد تأسيس الشركة، وعقود الشراكة بين الأطراف، وعقود التوريد أو الشراء، وعقود الخدمات أو المشاريع وعقود الاستحواذ أو الاندماج.
أهمية توثيق العقود
وأشار المستثمر عبد الحكيم فهد إلى أن توثيق عقد الشركة له أهمية كبيرة من الناحيتين القانونية والعملية، وذلك لأنه يمثل الأساس الذي تستند إليه جميع العمليات والإجراءات الخاصة بالشركة، وتتلخص أهمية توثيق عقد الشركة في تحديد الحقوق والواجبات، حيث يوضح عقد الشركة حقوق وواجبات كل شريك، مما يساعد على تجنب النزاعات المستقبلية ويوفر وضوحا لجميع الأطراف والاعتراف القانوني، ويضمن توثيق العقد تسجيل الشركة رسميًا أمام الجهات الحكومية المختصة، مما يمنحها الصفة القانونية التي تمكنها من مزاولة نشاطها بشكل نظامي أيضا يضمن حماية الشركاء، حيث يوفر العقد حماية قانونية للشركاء، حيث يمكن الرجوع إليه كدليل في حالة حدوث نزاعات أو خلافات تتعلق بالشراكة وتنظيم العلاقة بين الشركاء ويساعد العقد على تنظيم العلاقة بين الشركاء، من حيث توزيع الأرباح والخسائر واتخاذ القرارات وشروط الانسحاب أو انضمام شركاء جدد الى جانب التوافق مع الأنظمة، فتوثيق العقد يضمن أن الشركة تعمل وفقًا للأنظمة والقوانين المحلية المعمول بها، مما يحميها من التعرض للمسؤولية القانونية أيضا، توثيق العقد يساعد على الوصول إلى التسهيلات، فالشركات ذات العقود الموثقة لديها فرصة أكبر للحصول على التمويل من البنوك والمؤسسات المالية أو الفوز بعقود حكومية أو شراكات أخرى إلى جانب حماية اسم الشركة ونشاطها، فبتوثيق العقد يتم تسجيل اسم الشركة ونشاطها بشكل رسمي.